Udnytter du din virksomheds it systemer optimalt?
En række typiske spørgsmål hvis din virksomhed : - er i vækstfasen
- har mere end 5 ansatte
- ønsker at effektivisere arbejdsgangen i din virksomhed
Der er mange arbejdsopgaver, som er blevet lettere med indførelse af it. Alligevel støder man på forhindringer eller uhensigtsmæssigheder, som rejser spørgsmålet:
Kan det gøres lettere, billigere og hurtigere – eller måske automatisk?
Udskriv siden Download som Wordokument
En række spørgsmål til nærmere overvejelse
(Bemærk! at det ikke er alle spørgsmål, der er lige relevante for alle virksomheder). - Sælger du direkte fra din hjemmeside?
Hvis Nej, hvorfor ikke? Hvis Ja, sendes informationer da automatisk så kunden modtager en bekræftelse, lageret får besked om at pakke forsendelsen osv.?
- Kan kunden foretage betaling direkte på din hjemmeside i forbindelse med køb af en vare eller ydelse?
- Dækker dit CMS system dine behov, således at du kan udføre de ændringer, du ønsker på din hjemmeside?
- Er du tilfreds med din placering på internettet fx på søgemaskinen Google?
- Er trafikken på din hjemmeside tilfredsstillende – ved du hvor mange der besøger din side, og hvor de kommer fra?
- Dækker dit CRM system dine behov, har du mulighed for at hente de informationer eller nøgletal, du ønsker?
- Har du et it system til automatisk registrering af fx timeforbrug?
- Kan du og dine medarbejdere hurtigt og enkelt få overblik over fx ledige ressourcer og hinandens kalenderaftaler, også ”ude i marken”?
- Har din virksomhed en politik for anvendelse af CRM systemet, som sikre at den nødvendige information indtastes løbende, og følges politikken?
- Anvendes it til at planlægge salgsaktiviteter og markedsføring så som direct mail, nyhedsbreve, salgskampagner mv.?
- Overfører du automatisk data som fx salgstal, lagerbeholdning eller adresser imellem forskellige afdelinger eller it systemer? Skal informationerne af og til indtastet flere gange?
- Kan kunder elektronisk bestille via EDI system?
- Har du automatisk registrering af vareforbrug (også i eventuelle servicevogne), således at, varen dels fjernes fra lagerbeholdningen, dels faktureres?
- Har du et salgs- og lagerstyringsprogram, som uafhængigt af leverandører er designet eller tilrettet specielt til din virksomhed?
- Har du et branchespecifikt program til styring af lager – debet og kredit?
- Har dine sælgere – også de udgående som står ude hos kunden – altid adgang til opdaterede tal for fx lagerbeholdning mv. via PDA eller bærbar computer?
- Har din virksomhed en sikkerhedspolitik til sikring imod vira, spyware mv., og som sikre at data forbliver intakte ved alvorligt systemnedbrud?
- Har du netværksadgang over alt i din virksomhed, så du altid kan koble dig op med fx en bærbar computer også i et eventuelt produktionsområde?
Hvis adgangen er trådløs, er forbindelsen så sikret?
- Har din virksomhed en politik for anvendelse af e-mail herunder fx regler for vedhæftede filer, anvendelse af signatur mv.?
- Har din virksomhed en politik vedr. installation af programmer fx fra internettet?
- Har du overvejet alternativer til købte programmer, fx Freeware som OpenOffice, værktøjerne fra Google mv.?
- Har du styr på hvor mange brugerlicenser din virksomhed har til Windows og øvrige programmer?
- Har virksomheden sikret løbende opdatering af både Windows, Firewall, antivirus, spyware, Office og andre brugerprogrammer?
- Hvis data skal indskrives gentagne gange, har du da overvejet, om det er muligt at automatisere eksport/import af informationerne, dels for at spare tid, dels for at sikre at informationen fremover kun skal vedligeholdes ét sted?
- Har du overvejet at anvende fx Skype, Messinger/MSN, ICQ eller lignende til intern kommunikation i virksomheden, og måske også med udvalgte kunder?
- Kan du genanvende data, så du fx i en PowerPoint præsentation ved hjælp af en kæde altid kan vise de nyeste tal fra dit regneark, database eller lignende kilde?
- Bruger du pc'en til udveksling af data og informationer med bank, skat, pakketransport mv.
- Har du et it system til registrering af medarbejdernes kompetencer bl.a. indenfor it området, uddannelsesønsker og aftaler i forbindelse med MUS samtaler mv.?
- Anvendes it til styring og planlægning af produktionen herunder også til at registrerer forbrug, evt. produktionsstop og fejl?
- Har du sikret at alle medarbejdere har de fornødne færdigheder inden for IT området, således at de daglige opgaver kan løses hurtigst muligt?
- Deltager du og dine medarbejdere i it kurser, for at sikre optimalt anvendelse af de indkøbte systemer? Enten ad hoc efterhånden som behovet opstår eller som et led i en individuel kompetenceafklaring og opkvalificering?
- Hvordan sikre du, at den viden om it, som er i din virksomhed, bliver delt med alle med behov for samme viden?
- Har du overvejet at købe dig til ekstern konsulentbistand til fx opsætning af programmer, skabeloner eller udvikling af små programmer eller makroer, som kan lette fx dataudveksling imellem afdelinger eller systemer?
- Har du overvejet, om konsulentbistand skal komme fra en leverandør, forhandler, konsulentvirksomhed eller uddannelsesinstitution?
- Har du overvejet, om din virksomhed skal vælge eksterne løsninger fx til backup, CRM, VPN, SharePoint, Exchange Server mv.?
- Har du et netværk eller en leverandør, du stoler 100% på, som kan rådgive dig i forhold til nyanskaffelse af såvel hardware som software?
Find hjælp og inspiration på www.startogvaekst.dk/profit eller kontakt en af vore virksomhedskonsulenter for vejledning i forbindelse med dine it overvejelser. Vejledningen er gratis og gives i fuld fortrolighed under de retningslinjer, som gælder for Erhvervsservice. |
